Hướng dẫn dùng ChatGPT cho doanh nghiệp: viết prompt đúng

Nhiều người mở ChatGPT, gõ một câu ngắn rồi thất vọng vì câu trả lời chung chung, khó dùng. Phần lớn lỗi nằm ở cách đặt yêu cầu chứ không phải ở công cụ. Bài hướng dẫn sử dụng ChatGPT cho doanh nghiệp này giới thiệu một khung bốn phần dễ nhớ, kèm các mẫu prompt cho những việc mà doanh nghiệp nào cũng gặp.

Bốn phần của một prompt hiệu quả

Prompt là câu lệnh hay yêu cầu bạn gõ cho AI. Một prompt tốt thường có đủ bốn phần sau.

• Vai trò: bạn muốn AI đóng vai ai. Ví dụ: chuyên viên chăm sóc khách hàng, trưởng phòng nhân sự, biên tập viên nội dung.
• Bối cảnh: AI cần biết gì để hiểu tình huống. Ví dụ: loại doanh nghiệp, khách hàng là ai, giọng văn mong muốn, chuyện gì vừa xảy ra.
• Nhiệm vụ: việc cụ thể cần làm, nói rõ bằng một động từ như viết, tóm tắt, so sánh, liệt kê.
• Định dạng: kết quả trông thế nào. Ví dụ: email dưới 150 từ, bảng ba cột, năm gạch đầu dòng.

Thiếu bối cảnh là nguyên nhân phổ biến nhất khiến câu trả lời nhạt. AI không biết gì về doanh nghiệp của bạn ngoài những gì bạn viết ra.

Ví dụ một prompt đầy đủ

Dưới đây là yêu cầu soạn thông báo nội bộ, viết theo đủ bốn phần. Bạn có thể thay phần trong ngoặc vuông bằng thông tin của mình.

Vai trò: Bạn là chuyên viên hành chính của một công ty dịch vụ quy mô nhỏ.
Bối cảnh: Công ty sẽ đổi giờ làm việc từ [GIỜ CŨ] sang [GIỜ MỚI] kể từ [NGÀY ÁP DỤNG]. Lý do: [LÝ DO NGẮN GỌN]. Nhân viên cần biết cách xin đổi ca nếu bất tiện.
Nhiệm vụ: Soạn thông báo gửi toàn bộ nhân viên, giọng thân thiện nhưng rõ ràng.
Định dạng: Tiêu đề, một đoạn mở đầu, ba gạch đầu dòng thay đổi chính, một câu cuối nêu người liên hệ. Tối đa 150 từ.

Lưu ý an toàn dữ liệu: Không dán vào công cụ AI công cộng dữ liệu bí mật như hợp đồng, báo cáo tài chính, mật khẩu, số căn cước hay số điện thoại khách hàng. Hãy ẩn danh trước khi dán, và kiểm tra chính sách công ty cũng như cài đặt dữ liệu của gói bạn đang dùng.

Sáu việc thực tế và mẫu prompt đi kèm

Các mẫu dưới đây ngắn gọn để bạn sao chép và chỉnh lại. Nội dung nào cũng nên được bạn đọc lại trước khi dùng.

1. Soạn email phản hồi khách

Bạn là nhân viên chăm sóc khách hàng của [LOẠI DOANH NGHIỆP].
Khách hàng phàn nàn: [TÓM TẮT NỘI DUNG, KHÔNG GHI TÊN HAY SỐ ĐIỆN THOẠI].
Chúng tôi có thể đề xuất: [GIẢI PHÁP CHO PHÉP].
Hãy soạn email phản hồi lịch sự, nhận trách nhiệm đúng mức, không hứa điều chưa chắc chắn. Dưới 150 từ.

2. Tóm tắt tài liệu

Bạn là trợ lý của quản lý [CHỨC DANH].
Dưới đây là tài liệu [LOẠI TÀI LIỆU]. Hãy tóm tắt thành 5 ý chính, nêu riêng các quyết định cần đưa ra và các điểm chưa rõ.
Nếu thông tin nào không có trong văn bản, hãy ghi "không có thông tin", đừng suy đoán.
[DÁN NỘI DUNG]

3. Lên dàn ý bài đăng

Dàn ý giúp bạn bắt đầu nhanh hơn, còn nội dung thật vẫn nên do bạn quyết định. Bạn có thể xem thêm cách dùng AI cho nội dung trong bài AI cho sales và marketing.

Bạn là biên tập viên nội dung cho [NGÀNH HÀNG].
Khách hàng mục tiêu: [MÔ TẢ]. Mục tiêu bài đăng: [MỤC TIÊU].
Hãy đề xuất 3 dàn ý khác nhau cho bài Facebook về chủ đề [CHỦ ĐỀ], mỗi dàn ý gồm tiêu đề, ý mở đầu, 3 ý chính và lời kêu gọi hành động.

4. Soạn câu hỏi phỏng vấn

Bạn là chuyên viên tuyển dụng.
Vị trí: [VỊ TRÍ]. Yêu cầu chính: [3-4 YÊU CẦU]. Ứng viên cần làm việc trong môi trường [MÔ TẢ NGẮN].
Hãy soạn 8 câu hỏi phỏng vấn, chia theo nhóm: kinh nghiệm, xử lý tình huống, văn hóa làm việc. Với mỗi câu, ghi một dòng gợi ý điều cần lắng nghe ở câu trả lời.

5. Phân tích góp ý khách hàng đã ẩn danh

Hãy xóa tên, số điện thoại và mọi chi tiết nhận dạng trước khi dán.

Bạn là chuyên viên phân tích trải nghiệm khách hàng.
Dưới đây là các góp ý đã ẩn danh: [DÁN DANH SÁCH].
Hãy nhóm thành các chủ đề chính, nêu mỗi chủ đề có khoảng bao nhiêu góp ý, trích một câu tiêu biểu, và đề xuất một việc nên làm trước.

Với bước đếm số lượng, bạn nên tự đối chiếu lại bằng bảng tính, vì AI đôi khi đếm sai.

6. Lập checklist quy trình

Bạn là chuyên viên vận hành.
Quy trình: [TÊN QUY TRÌNH]. Người thực hiện: [VAI TRÒ]. Mô tả hiện tại: [VIẾT VÀI DÒNG].
Hãy lập checklist từng bước kiểm tra trước, trong và sau khi thực hiện. Đánh dấu bước nào dễ sai sót nhất.

Nếu muốn đi xa hơn với từng nhóm việc văn phòng, hãy đọc bài ứng dụng AI trong công việc hằng ngày.

Thói quen giúp câu trả lời tốt dần lên

• Hỏi tiếp: “Rút gọn còn một nửa”, “Viết lại giọng trang trọng hơn”, “Đưa thêm hai phương án”.
• Đưa ví dụ: dán một đoạn văn mẫu của chính doanh nghiệp và nhờ AI viết theo giọng đó.
• Đặt ràng buộc: giới hạn số từ, danh sách từ không được dùng, đối tượng đọc.
• Hỏi ngược lại: thêm câu “Nếu thiếu thông tin, hãy hỏi tôi trước khi viết” để AI hỏi lại thay vì tự đoán.

Kiểm tra kết quả trước khi dùng

ChatGPT viết trôi chảy, nhưng trôi chảy không có nghĩa là đúng. Công cụ này có thể bịa ra số liệu, tên người hay điều khoản nghe rất hợp lý.

• Kiểm tra lại mọi con số, ngày tháng, tên riêng và tên sản phẩm.
• Đối chiếu thông tin quan trọng với nguồn gốc: hợp đồng, báo cáo, chính sách nội bộ.
• Đọc lại giọng văn xem có đúng với thương hiệu và đúng với người nhận không.
• Với nội dung liên quan pháp lý, thuế, hợp đồng, nhờ người có chuyên môn xem lại.
• Không gửi bất kỳ nội dung nào do AI viết khi chưa có người đọc và chịu trách nhiệm.

Sai lầm thường gặp

• Hỏi quá ngắn: “Viết email cho khách” cho ra bản chung chung. Hãy thêm bối cảnh và định dạng.
• Tin ngay câu trả lời đầu tiên: nhất là số liệu và trích dẫn.
• Dán dữ liệu nhạy cảm nguyên bản: tên khách, số điện thoại, hợp đồng, số liệu tài chính chưa công bố.

Nếu đang chọn thêm công cụ ngoài ChatGPT, bạn có thể tham khảo công cụ AI hữu ích cho doanh nghiệp.

Bước tiếp theo

Hãy bắt đầu bằng một việc nhỏ: chọn một mẫu ở trên, thử với một tình huống thật trong tuần này rồi ghi lại điều gì cần chỉnh. Khi cả nhóm cùng dùng, bạn sẽ muốn có chung cách làm và quy tắc an toàn, đó là điều chương trình Đào tạo AI của 71SME hướng đến, giúp đi từ việc chỉ dùng ChatGPT sang đưa AI vào quy trình làm việc thật. Bạn cũng có thể trao đổi với những người cùng quan tâm trong cộng đồng hoặc liên hệ để được tư vấn theo tình huống của doanh nghiệp.