Chọn công cụ AI cho doanh nghiệp: theo việc cần làm

Mỗi tuần lại có một công cụ AI mới, và rất dễ thấy mình đang chạy theo. Cách tránh lãng phí là đổi câu hỏi: thay vì “công cụ nào đang hot”, hãy hỏi “việc nào đang tốn thời gian và công cụ nào làm tốt việc đó”.

Bài này chia công cụ theo công việc, nêu điều cần tìm ở mỗi nhóm, một bộ tiêu chí chọn và cách thử nhỏ trước khi mua cho cả đội. Tên công cụ chỉ là ví dụ minh họa, không phải xếp hạng.

Lưu ý quan trọng: Công cụ AI thay đổi rất nhanh. Tính năng, cách tính phí và chính sách dữ liệu có thể khác so với lúc bài này được viết. Hãy kiểm tra thông tin hiện tại trên trang chính thức của nhà cung cấp trước khi quyết định mua.

Bắt đầu từ công việc, không phải từ công cụ

Trước khi mở trang giới thiệu nào, hãy liệt kê ba việc lặp lại nhiều nhất của đội bạn. Với mỗi việc, ghi rõ ai làm, mất bao lâu, đầu vào và đầu ra mong muốn. Danh sách này là thước đo để đánh giá mọi công cụ. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, bài ứng dụng AI trong công việc hằng ngày có nhiều gợi ý theo từng vị trí.

Sáu nhóm công cụ theo việc cần làm

1. Trợ lý viết và trò chuyện

Dùng để soạn email, tóm tắt tài liệu, viết nháp, trả lời câu hỏi. Ví dụ phổ biến: ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot. Cần tìm:

• Tiếng Việt tốt: thử bằng văn bản thật của bạn, không chỉ câu mẫu.
• Cho phép lưu hướng dẫn hoặc mẫu chung để cả đội viết đúng giọng.
• Có quản lý tài khoản nhóm và kiểm soát việc dữ liệu có dùng để huấn luyện mô hình hay không.

Cách dùng cụ thể có trong hướng dẫn ChatGPT cho doanh nghiệp.

2. Ghi chú và tóm tắt cuộc họp

Dùng khi đội họp nhiều và hay quên việc đã thống nhất: công cụ ghi lại nội dung rồi tóm tắt ý chính và việc cần làm. Cần tìm:

• Hỗ trợ tiếng Việt và nhiều giọng vùng miền, thử với một cuộc họp thật.
• Bản ghi lưu ở đâu, ai xem được, xóa được không.
• Cách báo cho người tham dự biết cuộc họp đang được ghi.

3. Bảng tính và phân tích dữ liệu

Dùng để làm sạch dữ liệu, viết công thức, tóm tắt số liệu. Google Sheets, Excel có thể tích hợp trợ lý AI, hoặc bạn hỏi công thức qua trợ lý chat. Cần tìm:

• Giải thích được công thức để bạn kiểm tra, không chỉ trả kết quả.
• Dữ liệu tài chính và khách hàng được xử lý thế nào, có gửi ra ngoài không.
• Luôn tự kiểm tra một số kết quả bằng tay.

4. Thiết kế và hình ảnh

Dùng cho bài đăng, banner, ảnh minh họa, chỉnh sửa hình. Canva là một ví dụ về công cụ thiết kế có tích hợp AI, bên cạnh nhiều công cụ tạo ảnh khác. Cần tìm:

• Quyền sử dụng thương mại với ảnh tạo ra: đọc kỹ điều khoản.
• Giữ được màu sắc, phông chữ, logo của thương hiệu.
• Không dùng ảnh tạo ra để gây hiểu nhầm về sản phẩm thật.

5. Tự động hóa quy trình

Dùng khi một chuỗi việc lặp lại, ví dụ khách điền biểu mẫu thì ghi vào bảng tính và soạn sẵn email phản hồi. Zapier, Make và n8n là các ví dụ phổ biến. Cần tìm:

• Kết nối được với phần mềm bạn đang dùng (email, bảng tính, CRM, phần mềm bán hàng).
• Dễ theo dõi lỗi: khi một bước thất bại, có ai được báo không.
• Mức kỹ thuật phù hợp: bạn tự quản lý được hay cần người hỗ trợ.

Người mới nên đọc trước AI Automation cho người mới.

6. Chăm sóc khách hàng và chatbot

Dùng để trả lời câu hỏi thường gặp, hỗ trợ ngoài giờ, phân loại tin nhắn cho nhân viên. Cần tìm:

• Chuyển được cuộc trò chuyện sang người thật khi AI không chắc chắn.
• Chỉ trả lời dựa trên tài liệu bạn cung cấp, tránh tự bịa.
• Giọng tiếng Việt hợp với khách, và cách lưu hội thoại rõ ràng.

Danh sách kiểm tra khi chọn công cụ

Áp dụng cùng một bộ tiêu chí cho mọi công cụ để so sánh công bằng:

• Hợp việc cần làm: giải quyết đúng việc đã liệt kê, không chỉ trông ấn tượng
• Nhân viên dễ dùng: người ít rành công nghệ dùng được sau một buổi hướng dẫn ngắn
• Dữ liệu và quyền riêng tư: dữ liệu lưu ở đâu, có dùng để huấn luyện mô hình không, có công cụ quản trị tài khoản không
• Tích hợp: nối được với email, bảng tính, phần mềm bán hàng, CRM đang dùng
• Mô hình chi phí: tính theo người dùng hay theo mức sử dụng, hủy dễ không
• Xuất dữ liệu, tránh bị khóa: lấy được dữ liệu ra khi đổi công cụ
• Hỗ trợ và tiếng Việt: có hỗ trợ khi cần, kết quả tiếng Việt đủ tốt cho khách
• Thử với 1-2 người: chạy thử trước khi triển khai rộng

An toàn và chi phí cần cân nhắc

Về an toàn, hãy phân loại dữ liệu trước. Nội dung công khai như bài đăng có thể dùng thoải mái hơn. Hợp đồng, dữ liệu tài chính, thông tin cá nhân của khách và nhân viên, mật khẩu thì không nên đưa vào công cụ công cộng. Nếu bắt buộc, hãy ẩn danh trước, đọc điều khoản dữ liệu và xem gói doanh nghiệp khác gói cá nhân ở điểm nào.

Về chi phí, hãy hiểu cách tính phí trước khi so sánh. Công cụ tính theo người dùng có thể đắt dần khi đội lớn lên, còn công cụ tính theo mức sử dụng cần cách theo dõi để tránh phát sinh ngoài dự tính. Đừng quên thời gian đào tạo và sửa kết quả AI.

Kế hoạch thử nhỏ trong 4 tuần

1. Tuần 1 - chọn việc: một việc cụ thể, một đến hai người tham gia, một hoặc hai công cụ ứng viên.
2. Tuần 2 - thử thật: dùng cho việc thật, ghi lại thời gian, chất lượng và chỗ phải sửa.
3. Tuần 3 - đánh giá: hỏi người dùng cảm nhận, kiểm tra vấn đề dữ liệu và chi phí.
4. Tuần 4 - quyết định: tiếp tục, đổi công cụ hoặc dừng. Nếu tiếp tục, viết hướng dẫn ngắn và quy tắc dùng dữ liệu cho cả đội.

Hãy đo kết quả bằng chính các việc đã chọn từ đầu. Để xem cách xây một quy trình cụ thể, đọc case study workflow AI thực tế.

Sai lầm thường gặp

• Mua quá nhiều công cụ cùng lúc: mỗi công cụ cần người học, người quản lý và tiền. Hãy bắt đầu từ một.
• Chọn theo sự ồn ào: công cụ được nhắc nhiều chưa chắc hợp quy trình của bạn.
• Bỏ qua quy tắc dữ liệu: nhân viên tự dùng công cụ cá nhân với dữ liệu công ty vì chưa có hướng dẫn.
• Không đo kết quả: không biết công cụ giúp thật hay chỉ thêm việc kiểm tra.
• Quên đào tạo: công cụ tốt mà không ai biết dùng thì không tạo giá trị.

Bước tiếp theo

Nếu bạn đang phân vân giữa nhiều công cụ hoặc chưa rõ nên bắt đầu từ việc nào, Tư vấn AI của 71SME giúp tìm nơi AI tạo giá trị thật, chọn công cụ phù hợp và lập lộ trình triển khai. Khi muốn tự động hóa các quy trình lặp lại, hãy xem AI Automation.

Bạn cũng có thể hỏi kinh nghiệm của những người đang dùng AI trong doanh nghiệp tại cộng đồng 71SME, hoặc liên hệ để trao đổi trực tiếp.